zuletzt geändert am 19.09.2023

Das Engagement der Unternehmensleitung ist der wichtigste Faktor für den Erfolg eines Export Compiance Programms (ECP). Mit dieser Unterstützung ist es wahrscheinlicher, dass das ECP im Unternehmen vollständig angenommen und in die täglichen Abläufe integriert wird. Jedes effektive ECP ist ein Top-Down-Prozess, bei dem die Unternehmensleitung dem Programm Bedeutung und Legitimität verleiht. Dies umfass folgende Bereiche:

1. Öffentliche Unterstützung für Compliance-Strategien und -Prozesse
2. Bereitstellung ausreichender Ressourcen
3. Unterstützung von Compliance-Schulungen und Trainingseinheiten

Verpflichtungserklärung der Unternehmensleitung

Eine gute Möglichkeit, die Unterstützung und das Engagement der Unternehmensleitung für die Exportkontrollpolitik und -verfahren zu demonstrieren, ist die persönliche Verpflichtungserklärung der Unternehmensleitung. Diese formelle Erklärung vermittelt allen Mitarbeitern und Angestellten die Bedeutung der Einhaltung der Exportbestimmungen und die Verpflichtung, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese Erklärung sollte jährlich überprüft und an alle Mitarbeiter zur Kenntnisnahme verteilt werden. Sie sollte auch auf den ersten Seiten des ECP-Handbuchs enthalten sein.

Die Botschaft sollte sein, dass die Einhaltung der Ausfuhrbestimmungen ein proaktives, unternehmensweites Engagement auf allen Ebenen erfordert und dass jeder Mitarbeiter eine Rolle bei der Sicherstellung der Integrität des Systems spielt. Die Mitarbeiter sollten das „große Ganze“ verstehen und sich ihrer persönlichen Rolle und Verantwortung bei der Gewährleistung der Exportkonformität bewusst sein. Andernfalls laufen sie Gefahr, das schwache Glied zu sein, an dem das gesamte Programm scheitern kann.

Darüber hinaus sollte die Erklärung während des Vertragsprozesses den Auftragnehmern mitgeteilt werden, die im Namen des Unternehmens handeln. Dazu gehören Berater, Praktikanten, Spediteure, Händler, Handelsvertreter, Joint-Venture-Partner und alle anderen Auftragnehmer. Sie sollte eine Bedingung für die Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen sein.

Inhalt der Verpflichtungserklärung des Managements

• Bekräftigung des Engagements des Unternehmens für die Einhaltung der Exportbestimmungen und Bereitstellung der notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen.
• Erläuterung des grundlegenden Zwecks von Exportkontrollen und ihrer Bedeutung für den Schutz der nationalen Sicherheit und der außenpolitischen Interessen der Vereinigten Staaten.
• Erklärung, dass unter keinen Umständen Verkäufe getätigt werden, die gegen US-Exportbestimmungen und -gesetze verstoßen oder verstoßen könnten.

Betonen Sie, wie wichtig es ist, dass die Mitarbeiter des Unternehmens mit den Exportkontrollen vertraut sind und diese einhalten, so dass die Mitarbeiter die möglichen Szenarien einer Nichteinhaltung und die spezifischen Risiken im Zusammenhang mit den Produkten, Technologien, Bestimmungsorten und Aktivitäten des Unternehmens verstehen. Die unernehmensspezifischen Red Flags sollen kommuniziert werden.

Zudem müssen Name und die Kontaktdaten des Export Compliance Managers angegeben werden, falls Fragen zur Einhaltung der Exportbestimmungen aufkommen.